Zgodnie z Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości kapitał zapasowy jest elementem składowym kapitału własnego w przypadku jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji. Natomiast wedle Ustawy z 29 sierpnia 1997 roku Prawo bankowe kapitał zapasowy jest składnikiem funduszy zasadniczych banków państwowych i banków w formie spółki akcyjnej.

Kapitał zapasowy stanowi on rezerwę finansową, która wspomaga i stabilizuje działalność firmy. Z reguły kapitał zapasowy, który tworzony jest z podziału zysku, nadwyżki ceny nominalnej nad ceną sprzedaży akcji, opłat udziałowców w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością lub opłat akcjonariuszy w spółce akcyjnej przeznaczony jest na:
• pokrycie strat bilansowych lub kosztów niewpływających na zwiększenie aktywów spółki,
• umorzenie udziałów lub akcji,
• zwrot ewentualnych dopłat do kapitału.

Kapitał zapasowy nie jest obowiązkowy dla spółek osobowych, cywilnych oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. O wykorzystaniu kapitału zapasowego decyduje walne zgromadzenie, jednak części kapitału zapasowego w wysokości jednej trzeciej kapitału zakładowego można użyć tylko na pokrycie straty wykazanej w sprawozdaniu finansowym. Jeśli zaś w bilansie wykazano stratę większą niż sumę kapitałów zapasowego i rezerwowego oraz jedną trzecią kapitału zakładowego, zarząd obowiązany jest niezwłocznie zwołać walne zgromadzenie w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki.